关于印发《如东高新区档案管理

制度（试行）》的通知

 

 

区属各部门、各单位：

《如东高新区档案管理制度（试行）》已经党工委会讨论通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。

 

 

                                         如东高新区党工委

                           2017年12月16日

 

 

如东高新区档案管理制度（试行） 

 

为了保证我区在行政决策过程中形成的档案完整收集、科学管理、有效利用，推进行政决策科学化、民主化、法治化，根据《中华人民共和国档案法》、国家第8号令及省市县关于加强档案管理的相关法律法规和政策规定，制定本制度。

    一、归档范围

   （一）上级机关形成的需归档的公文、材料：

1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要材料。

2、上级机关颁发的属于本机关主管业务并需执行的文件，以及普发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。

3、上级机关领导视察、检查区内工作时的重要指示、讲话、照片和有特殊保存价值的声像材料。

（二）本级机关形成的需归档的公文、材料：

1、会议材料以及其他重要材料，包括会议通知、记录、工作报告和领导讲话、会议决议和纪要等文书材料。

2、以区党工委、管委会各种正式文件签发稿及正式文件、盖有党工委、管委会印章的各种文件材料。

3、以区党工委、管委会名义形成的报告、请示与上级党委、政府的批复文件；区属下级单位的报告、请示与区党工委、管委会的批复文件（收集时注意将报告、请示和批复作为一件保存）。

4、区级层面及其内部职能机构活动形成的工作计划、总结、报告，各区属单位工作中形成的各种公文。

5、区内的各种财务报表、凭证、账簿等会计资料（由财政分局按《会计档案管理办法》进行整理、归档）。

6、区属各基层单位和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料。

7、区级层面公务活动形成的重要文件材料，从上级或其它单位带回的与本区有关的未经文书处理登记的文件材料。

8、签订的各种合同、协议书、条约、议定书、协定等有关文件材料。

9、区域历史沿革、大事记、年鉴，反映本区重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片。

10、区内各种印章，本区法人印章；单位成立文书、印章启用批准文书、印章防伪标志及说明等。

11、区内财产、物资、档案等的交接凭证。

12、区内党员组织关系、人事关系资料及区内干部组织人事档案（按《干部档案工作条例》的归档要求进行整理后立卷归档）。

二、档案归集

（一）区秘书科负责机要文件和各种文件、电报、声像材料的收集、整理、归档、立卷、保管、鉴定、销毁、移交等工作。

（二）按条线负责本条线档案的归档工作。条线主管领导为档案归档管理的第一责任人。

（三）档案移交时由具体移交条线按有关规定填写好移送清单，严格履行移交手续。所有档案均实行集中统一管理，禁止任何个人据为己有或拒不归档。

（四）各条线移交档案，必须严格执行筛选、文字加工、校对审核专人负责制和条线主管领导签字审核制，严格审查归档文件材料质量，确保决策档案完整、准确、系统。严禁用铅笔、彩色笔、纯蓝墨水书写、审批文件。对不符合归档要求的档案资料，一律退回重办或补办。

（五）涉及两条线以上的，由主办条线统一归档，联办条线应当及时做好收集、整理工作，并在30日内向主办条线汇交档案原件并留存副本。

（六）各条线均要明确一名档案收集整理上报负责人(名单附后)，每年2月底前将上年度应归档的档案资料移交秘书科，不得积存零散档案。

（七）外出开会带回的文件、资料，应按规定交秘书科统一处理后进行整理、归档、立卷、保管。

三、档案保管

（一）归档范围内的所有文字、声像、照片、图表等资料一律交秘书科统一保管。

（二）档案室应配备防火、防虫、防盗、防鼠、防尘、防潮等“八防”安全设施。

（三）档案室内禁止吸烟或存放易燃品和食品。

（四）档案室应保持清洁、卫生，坚持定期检查，发现不安全因素及时消除。

（五）存放档案室的档案资料，按照档案管理规定和保管期限，及时移交县档案局。

四、档案查阅

（一）凡查阅档案资料者，须持介绍信，经秘书科科长同意后，方可到秘书科办理档案查阅手续。

（二）来档案室查阅档案资料，应自觉爱护档案，做到轻拿轻翻，不得损坏。严禁在档案资料上圈点、涂改、划线、折叠、抽取及污损。

（三）档案案卷只供查阅使用，一般情况下不予外借，确需复印案卷有关内容的，应经秘书科科长同意后，方可复印。

五、档案管理

（一）档案管理工作应认真贯彻党和国家关于档案工作的方针、政策，严格按照《档案法》等法律、法规进行管理。

       （二）违反档案管理法律、法规及有关规定，使档案损坏、丢失，造成严重后果的，将依据国家第30号令《档案管理违法违纪行为处分规定》的规定对有关责任人进行处理。